SignNow vs DocuSign

SignNow face à DocuSign, c'est la comparaison que la plupart des services achats mènent en coulisses. Les deux plateformes couvrent les mêmes parcours de signature électronique juridiquement valables ; toute la question est de savoir si la notoriété et l'écosystème de DocuSign justifient de payer davantage par utilisateur. SignNow applique un forfait par espace de travail, de 8 à 30 $ par mois en tout, utilisateurs illimités sur chaque formule, plus une offre Site License distincte à 1,50 $ l'invitation. DocuSign s'en tient au modèle traditionnel, par utilisateur et par enveloppe, dont la facture grossit avec l'effectif.

La plupart des équipes examinent les deux parce que DocuSign s'impose par défaut, puis quelqu'un aux achats relève l'écart de prix et la question se pose vraiment. Ce qu'il faut trancher : payez-vous le supplément DocuSign pour l'écosystème et la marque, ou le tarif SignNow pour un résultat juridique identique ? La bonne réponse dépend bien davantage de vos besoins d'intégration et de votre volume de signatures que d'un hypothétique classement des plateformes.

Les atouts de SignNow découlent tous de sa structure tarifaire :

• Un forfait par espace de travail, sans limite d'utilisateurs. Une équipe de cinq personnes sur SignNow Business paie 8 $ par mois en tout, soit environ 96 $ par an. La même équipe sur DocuSign Standard débourse à peu près 25 × 5 × 12, soit 1 500 $ par an. Tant que le volume tient dans le plafond des 100 invitations annuelles, l'écart est considérable, et il se creuse encore à chaque utilisateur supplémentaire, qu'il s'agisse du sixième ou du vingtième.
• Envoi en masse et paiements dès 15 $. SignNow inclut l'envoi en masse, les demandes de paiement, les relances automatiques et le travail collectif sur les modèles dans sa formule Business Premium à 15 $. DocuSign les réserve à Business Pro, à 40 $ par utilisateur et par mois : une équipe de cinq personnes qui organise chaque trimestre l'intégration de nouveaux salariés paiera donc 15 $ par mois avec SignNow contre 200 $ avec DocuSign, à périmètre identique.
• Vérification d'identité dès 30 $. Chez SignNow, la vérification d'identité du destinataire figure dans la formule Enterprise à 30 $ par mois au forfait. L'équivalent chez DocuSign, l'authentification par SMS, n'arrive qu'avec Business Pro à 40 $ par utilisateur et par mois, les méthodes plus robustes étant réservées à Enhanced/IAM, sur devis.
• Le Site License à l'invitation pour les équipes à fort volume. Si vous envoyez des milliers d'invitations par an et que le tarif par utilisateur de DocuSign devient douloureux à cette échelle, le Site License de SignNow à 1,50 $ l'invitation peut revenir bien moins cher. Faites le calcul : 5 000 invitations annuelles coûtent 7 500 $ par an quelle que soit la taille de l'équipe, tandis que DocuSign Business Pro pour vingt-cinq personnes au même volume revient à 40 × 25 × 12, soit 12 000 $ par an, avant même le moindre dépassement d'enveloppes.

Les avantages de DocuSign sont réels et se concentrent sur quelques points :

• Des intégrations complètes dès les formules courantes. Les connecteurs Salesforce, Microsoft 365, Workday, SAP, NetSuite et ServiceNow de DocuSign sont accessibles dès la formule Standard, à 25 $ par utilisateur et par mois. Sur la grille tarifaire actuelle de SignNow, Salesforce et NetSuite sont réservés au Site License : impossible, donc, de cumuler le forfait à 8 $ et les connecteurs CRM. Pour une équipe commerciale qui travaille toute la journée dans Salesforce, l'argument suffit souvent à trancher.
• L'autorisation FedRAMP pour les administrations fédérales. DocuSign détient FedRAMP Moderate, ce qui n'est pas le cas de SignNow à ce jour. Les administrations fédérales américaines, leurs sous-traitants et certains acheteurs publics locaux n'ont pas le droit d'acquérir une plateforme sans FedRAMP : il s'agit d'une interdiction, non d'une préférence.
• Une expérience éprouvée dans les achats du secteur de la santé. DocuSign contractualise avec des établissements de santé depuis plus longtemps : modèle de BAA HIPAA, méthode de déploiement, questionnaires de sécurité déjà remplis, tout y est plus rodé. La prise en charge de HIPAA existe bien chez SignNow, mais uniquement dans le Site License, au titre de ses « advanced compliance standards », et le parcours d'achat hospitalier reste plus simple avec DocuSign.
• Un accès à l'API dès les premières formules. L'API de DocuSign est disponible à partir de Standard, à 25 $ par utilisateur et par mois, tandis que celle de SignNow suppose un Site License. Pour une équipe technique qui veut intégrer la signature à son produit avec un budget serré, cela renverse l'avantage tarifaire des forfaits SignNow.

Reste le poids de la marque : un destinataire qui reçoit une enveloppe estampillée DocuSign y accorde spontanément un peu plus de crédit. Pour des signatures externes délicates, qu'il s'agisse de délibérations de conseil d'administration, d'opérations de fusion-acquisition ou de contrats fournisseurs avec de très grandes entreprises, cette perception compte encore.

L'arbitrage que la plupart des acheteurs sous-estiment porte sur le plafond d'invitations, et non sur celui des utilisateurs. Les forfaits SignNow paraissent imbattables au premier regard, 8 $ par mois pour une équipe entière, mais la vraie contrainte tient aux 100 invitations annuelles. Une équipe de trois personnes qui envoie un contrat par jour ouvré atteint ce plafond à la mi-septembre et doit alors basculer sur le Site License ou patienter. Le calcul se déplace : à 1,50 $ l'invitation, mille envois par an reviennent à 1 500 $. C'est toujours moins qu'une équipe de trois sur DocuSign Standard, où 25 × 3 × 12 font déjà 900 $ par an de licences, auxquels s'ajoutent les dépassements au-delà des 100 enveloppes par utilisateur, mais l'arithmétique se complique vite. Chiffrez donc votre volume annuel réel de signatures plutôt que votre effectif au moment de comparer. Les équipes qui se retrouvent coincées avec SignNow ne sont pas les plus nombreuses : ce sont les petites équipes qui signent beaucoup.