SignNow vs DocuSign

SignNow gegen DocuSign ist der Vergleich, den die meisten Einkaufsabteilungen im Stillen tatsächlich anstellen. Beide Plattformen decken dieselben rechtsverbindlichen Signaturvorgänge ab; die Frage ist allein, ob die bekannte Marke und das große Integrations-Ökosystem von DocuSign den Aufschlag je Nutzer rechtfertigen. SignNow rechnet pauschal je Arbeitsbereich ab, also 8 bis 30 $ im Monat insgesamt mit beliebig vielen Nutzern in jedem Tarif, dazu die gesonderte Stufe Site License zu 1,50 $ je Einladung. DocuSign bleibt beim klassischen Modell je Nutzer und je Umschlag, dessen Kosten mit der Teamgröße wachsen.

Die meisten Teams schauen sich beide an, weil DocuSign die naheliegende Wahl ist, bis jemand aus dem Einkauf auf den Preisunterschied hinweist und eine echte Entscheidung ansteht. Ehrlich gefragt: Zahlen Sie den Aufschlag bei DocuSign für Ökosystem und Markennamen, oder den Preis von SignNow für dasselbe rechtliche Ergebnis? Die richtige Antwort hängt weit mehr davon ab, was Sie anbinden müssen und wie viel Sie unterschreiben lassen, als von der Frage, welche Plattform allgemein die bessere ist.

Die Stärken von SignNow ergeben sich unmittelbar aus seiner Preisstruktur:

• Ein Pauschalpreis je Arbeitsbereich, ohne Nutzerbegrenzung. Ein Team aus fünf Personen zahlt bei SignNow Business insgesamt 8 $ im Monat, also rund 96 $ im Jahr. Dasselbe Team auf DocuSign Standard kostet etwa 25 × 5 × 12, mithin 1.500 $ im Jahr. Solange das Aufkommen in die Grenze von 100 Einladungen jährlich passt, ist der Unterschied gewaltig, und mit dem sechsten oder zwanzigsten Nutzer wächst er weiter.
• Massenversand und Zahlungen schon ab 15 $. Massenversand, Zahlungsanforderungen, automatische Erinnerungen und das gemeinsame Arbeiten an Vorlagen sind bei SignNow bereits in Business Premium für 15 $ enthalten. DocuSign hebt sich all das für Business Pro zu 40 $ je Nutzer und Monat auf: Ein fünfköpfiges Team, das jedes Quartal neue Mitarbeiter einarbeitet, zahlt damit 15 $ im Monat statt 200 $ für denselben Funktionsumfang.
• Identitätsprüfung ab 30 $. Die Identitätsprüfung der Empfänger steckt bei SignNow im Tarif Enterprise für pauschal 30 $ im Monat. Das Gegenstück bei DocuSign, die SMS-Authentifizierung, gibt es erst in Business Pro zu 40 $ je Nutzer und Monat, stärkere Verfahren sogar erst in Enhanced/IAM auf Anfrage.
• Die Site License je Einladung bei hohem Aufkommen. Verschickt Ihr Team Tausende Einladungen im Jahr und wird das Modell je Nutzer von DocuSign in dieser Größenordnung unangenehm, kann die Site License von SignNow zu 1,50 $ je Einladung deutlich günstiger ausfallen. Rechnen Sie nach: Bei 5.000 Einladungen im Jahr kostet die Site License unabhängig von der Teamgröße 7.500 $, während DocuSign Business Pro für 25 Personen bei ähnlichem Aufkommen auf 40 × 25 × 12 kommt, also 12.000 $ im Jahr, und zwar noch vor jeder Überschreitung beim Umschlagkontingent.

Die Vorzüge von DocuSign sind real und lassen sich auf einige wenige Punkte eingrenzen:

• Tiefe Anbindungen schon in den Standardtarifen. Die Konnektoren für Salesforce, Microsoft 365, Workday, SAP, NetSuite und ServiceNow stehen bei DocuSign ab dem Tarif Standard zu 25 $ je Nutzer und Monat bereit. Auf der aktuellen Preisseite von SignNow sind Salesforce und NetSuite dagegen der Site License vorbehalten; wer den Pauschalpreis von 8 $ und zugleich die CRM-Anbindung möchte, kann beides nicht haben. Für Vertriebsteams, die den ganzen Tag in Salesforce arbeiten, gibt das oft den Ausschlag.
• FedRAMP für US-Bundesbehörden. DocuSign verfügt über FedRAMP Moderate, SignNow bislang nicht. Bundesbehörden, deren Auftragnehmer und bestimmte regionale öffentliche Auftraggeber dürfen keine Plattform ohne FedRAMP beschaffen; das ist eine harte Vorgabe und keine Geschmacksfrage.
• Routine bei der Beschaffung im Gesundheitswesen. DocuSign schließt seit Längerem Verträge mit Einrichtungen des Gesundheitswesens: BAA-Vorlage nach HIPAA, Einführungsleitfaden, vorausgefüllte Sicherheitsfragebögen für Dritte, all das ist eingespielter. Die HIPAA-Unterstützung von SignNow existiert zwar, aber nur in der Site License unter der Bezeichnung „advanced compliance standards“, und für große Klinikträger bleibt der Beschaffungsweg über DocuSign der bequemere.
• API-Zugang schon in den unteren Stufen. Die API von DocuSign ist ab Standard zu 25 $ je Nutzer und Monat verfügbar, die von SignNow erst mit der Site License. Für Entwicklerteams, die die Signatur mit begrenztem Budget ins eigene Produkt einbauen, kehrt sich dadurch der Preisvorteil der SignNow-Pauschaltarife um.

Hinzu kommt die Wirkung der Marke: Wer einen Umschlag mit dem DocuSign-Logo erhält, hält ihn instinktiv für etwas seriöser. Bei heiklen Unterschriften außerhalb des Hauses, etwa Vorstandsbeschlüssen, Unterlagen zu Übernahmen oder Lieferantenverträgen mit Großkonzernen, zählt dieser Eindruck nach wie vor.

Was Käufer regelmäßig unterschätzen, ist die Grenze bei den Einladungen, nicht die bei den Nutzern. Die Pauschaltarife von SignNow wirken auf den ersten Blick umwerfend, 8 $ im Monat für ein ganzes Team, doch die eigentliche Beschränkung sind die 100 Signatureinladungen pro Jahr. Ein Dreierteam, das an jedem Werktag einen Vertrag verschickt, stößt Mitte September an diese Grenze und muss dann auf die Site License wechseln oder warten. Damit kippt die Rechnung: Bei 1,50 $ je Einladung kosten 1.000 Einladungen im Jahr 1.500 $. Das liegt immer noch unter einem Dreierteam auf DocuSign Standard, wo allein die Lizenzen mit 25 × 3 × 12 auf 900 $ im Jahr kommen, zuzüglich der Überschreitungen jenseits der 100 Umschläge je Nutzer und Jahr; nur wird die Rechnung eben rasch unübersichtlich. Legen Sie diesem Vergleich deshalb Ihr tatsächliches Jahresaufkommen an Unterschriften zugrunde und nicht Ihre Mitarbeiterzahl. Wer sich mit SignNow verrechnet, sind nicht die Teams mit vielen Nutzern, sondern die kleinen Teams, die viel unterschreiben lassen.