„Kostenlos“ ist im Marketing von Software ein dehnbarer Begriff. Manche Anbieter meinen damit einen 14-Tage-Test, andere ein lebenslanges Limit von drei Signaturen, wieder andere echte Free-Tarife mit fortlaufender Nutzung. Dieser Leitfaden trennt die Versprechen von der Realität und zeigt, welche kostenlose E-Signatur-Software 2026 tatsächlich brauchbar ist, für welchen Anwendungsfall, mit welchen Grenzen und ab wann Sie zwangsläufig wechseln müssen.
Preise und Limits können sich kurzfristig ändern. Besuchen Sie vor dem Abschluss die offizielle Website des Anbieters, um die aktuellen Konditionen zu verifizieren.
Was „kostenlos“ wirklich heißt
Vier Modelle dominieren den Markt: Echte Free-Tarife mit dauerhafter Nutzung und harten Limits (in der Regel 3 bis 10 Signaturen pro Monat oder für die gesamte Kontolaufzeit), wie sie Sign.Plus, Dropbox Sign, PandaDoc und Youtrust allesamt anbieten. Free-Trials mit Vollzugriff für 7 bis 30 Tage, danach Bezahlpflicht oder Funktionsverlust. Freemium-Modelle mit dauerhaft kostenloser Selbstsignatur, aber kostenpflichtigem Versand an Dritte. Und schließlich das Modell kostenlos starten, je Signatur zahlen: kein Abonnement, keine monatliche Gebühr. Sie eröffnen ein Konto gratis und zahlen nur dann, wenn tatsächlich unterschrieben wird. So funktioniert der Tarif Starter von Skribble, bei dem die einfache Signatur 1 €, die fortgeschrittene 3 € und die qualifizierte 5 € kostet. Das ist der günstigste Weg zu einer gelegentlichen qualifizierten Signatur ohne Abonnement.
Für die meisten privaten und gelegentlichen geschäftlichen Anwendungsfälle reicht ein echter Free-Tarif. Wer regelmäßig Verträge versendet, sollte gar nicht erst mit einem kostenlosen Tarif planen, denn dessen Grenzen sind so gesetzt, dass ernsthafte Nutzung rasch daran stößt. Kostenlose Tarife sind zum Ausprobieren gedacht, nicht für den laufenden Betrieb.
Die sechs besten kostenlosen Optionen 2026
Wir haben die kostenlosen Pläne der sechs relevantesten Plattformen über drei Wochen real getestet. Reihenfolge nach praktischer Brauchbarkeit:
- Sign.Plus Free: drei Signaturanfragen für die gesamte Kontolaufzeit, eine Vorlage, vollwertige Prüfprotokolle.
- Dropbox Sign (ehemals HelloSign) Free: drei Signaturanfragen pro Monat, ein Nutzer.
- PandaDoc Free eSign: 60 Dokumente pro Jahr, höchstens 5 Vorlagen, 2 Empfänger je Dokument.
- Youtrust Free: der einzige kostenlose Tarif dieser Liste, hinter dem ein regulierter qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter aus der EU steht. Zwei Anfragen pro Monat, ein Nutzer.
- SignNow, Testphase: sieben Tage voller Zugriff, danach kostenpflichtig.
- DocuSign, Testphase: 30 Tage mit eingeschränktem Funktionsumfang, kein dauerhaft kostenloser Tarif.
Weiter unten behandeln wir außerdem Skribble: kein dauerhafter Free-Tarif, aber sein nutzungsbasiertes Modell (Zahlung pro Signatur, ohne Abo) ist der günstigste Weg zu einer gelegentlichen qualifizierten Signatur, also zu etwas, das keiner der sechs kostenlosen Tarife oben bietet.
Sign.Plus Free
Sign.Plus bietet einen der ehrlichsten Free-Tarife des Marktes. Drei Signaturanfragen, und zwar nicht pro Monat, sondern für die gesamte Laufzeit des Kontos. Eine Vorlage, einfacher Audit-Trail, keine Kreditkarte erforderlich. Vollwertiges Web- und Mobil-Interface.
Was Sie bekommen: vollständige Compliance (eIDAS, ESIGN, ZertES), AES-256-Verschlüsselung, Abschlusszertifikat, mobile Apps für iOS und Android. Was fehlt: SMS-Verifizierung, Vor-Ort-Signatur, Custom Branding, Team-Workspaces, mehr als eine Vorlage.
Wann sich das lohnt: wenn Sie genau drei Verträge ausprobieren wollen, sei es zur Bewertung der Plattform oder für einen einmaligen Anlass. Für laufende Nutzung ungeeignet, aber als Test-Werkzeug ehrlich aufgesetzt. Upgrade auf Personal startet bei rund 9,99 Euro pro Monat mit zehn Anfragen monatlich.
DocuSign: Trial statt Free-Tarif
DocuSign bietet 2026 keinen dauerhaft kostenlosen Tarif im klassischen Sinn, sondern nur eine 30-tägige Testversion mit fast vollständigem Funktionsumfang. Nach Ablauf werden alle ungenutzten Signaturen verworfen, und die Bezahlpflicht beginnt automatisch, sofern Sie nicht aktiv kündigen.
Achten Sie bei DocuSign-Trials auf das Ablaufdatum. Der automatische Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif ist der Regelfall; tragen Sie sich die Kündigungsfrist in den Kalender ein, wenn Sie nicht zahlen wollen. Eine Kündigung am Trial-Endtag wird in der Regel akzeptiert.
Innerhalb der 30 Tage erhalten Sie Zugriff auf das DocuSign-Erlebnis: tiefe Salesforce-Integration, fortgeschrittene Workflow-Routing, mobile Apps, Vorlagenbibliothek. Wer DocuSign konkret evaluiert, sollte die Testphase gezielt nutzen, etwa für eine konzentrierte Woche mit fünf Vertragsabläufen. Für gelegentliche Nutzung ist DocuSign nicht der richtige Anbieter. Hier liegen Sign.Plus oder Dropbox Sign vorn.
PandaDoc Free eSignature
PandaDoc bietet 2026 mit Free eSign einen dauerhaften kostenlosen Tarif mit klarer Volumengrenze: 60 Dokumente pro Jahr (rund 5 pro Monat), maximal 5 Vorlagen, 2 Empfänger pro Dokument. Prüfprotokoll und Abschlusszertifikat sind enthalten; die weitergehenden Vertragsfunktionen, für die PandaDoc primär bekannt ist (Editor, Pricing-Tabellen, Workflow-Automatisierung, Zahlungserhebung), bleiben den Bezahlplänen vorbehalten.
Was Sie bekommen: einfache Signaturanfragen, Audit-Trail, mobile Apps, Empfängerverifizierung via E-Mail. Was fehlt: Vorlagen, dynamische Felder, Integrationen, Team-Funktionen, bedingte Workflows. Für Selbstständige mit gelegentlichen, aber regelmäßigen Verträgen ist Free eSign brauchbar, solange die Verträge einfach aufgebaut sind.
Dropbox Sign (ehemals HelloSign)
Dropbox Sign, bis 2022 unter dem Namen HelloSign vermarktet, hat einen der saubersten kostenlosen Tarife: drei Signaturanfragen pro Monat, ein Nutzer, unbegrenzte Selbstsignaturen, native Dropbox-Integration. Der Tarif startet jeden Monat neu, was ihn für sehr regelmäßige Nutzung mit niedrigem Volumen brauchbar macht.
Was Sie bekommen: drei monatliche Anfragen, Audit-Trail, Vorlagen (auf eine begrenzt im Free-Plan), saubere Web-Oberfläche, Dropbox-Sync. Was fehlt: Mehrfach-Empfänger-Workflows mit komplexen Routings, Custom Branding, API-Zugriff, Team-Workspaces.
Wann sinnvoll: Für Selbstständige, die monatlich ein bis drei Verträge verschicken, etwa Freiberufler aus der Beratung oder dem Gestaltungsbereich. Upgrade auf Essentials beginnt bei rund 15 Euro pro Monat.
Youtrust Free (der französische QTSP-Free-Tarif)
Youtrust, ein in Frankreich ansässiger und nach eIDAS qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter, führt ein dauerhaft kostenloses Abonnement. Es fällt weniger großzügig aus als bei Dropbox Sign oder PandaDoc, ist aber der einzige kostenlose Tarif dieser Liste, hinter dem ein regulierter qualifizierter Anbieter aus der EU steht. Zwei Signaturanfragen pro Monat, jeden Monat, mit unbegrenzter Selbstsignatur.
Was Sie bekommen: 2 ausgehende Signaturanfragen pro Monat, 1 Nutzer, unbegrenzte Selbstsignatur (eigene Dokumente signieren), eine Inbox-Ansicht und automatische Erinnerungen. Auf der Preisseite von Youtrust heißt es, jede und jeder könne das kostenlose Abonnement abschließen. Es handelt sich also um ein echtes Abonnement und nicht um einen als Test getarnten 14-Tage-Test.
Was fehlt: Vorlagen, Branding, Integrationen, Team-Funktionen oder qualifizierte elektronische Signaturen. Die QES-Fähigkeit von Youtrust (der Hauptgrund, aus dem die meisten Käufer überhaupt zur Plattform greifen) wird je Signatur mit 10 bis 15 € berechnet und ist nur zusätzlich zu den Bezahltarifen Plus oderPro, nicht in Free.
Geeignet für: französische oder EU-Freiberufler und Solo-Profis, die gelegentlich einen Vertrag versenden und wollen, dass ihre Signaturen von einem regulierten EU-Vertrauensdienst getragen werden statt von einer US-basierten Plattform. Das 2-Anfragen-Monatslimit ist die bindende Grenze, und bei höherem Volumen ist Plus (23 €/Nutzer/Monat) mit unbegrenzten eSignaturen der nächste Schritt. Hinweis: Youtrust bietet daneben eine 14-tägige kostenlose Testversion von Pro an, die mit dem oben beschriebenen kostenlosen Abonnement nichts zu tun hat. Verwechseln Sie die beiden bei der Anmeldung nicht.
Skribble Starter: kostenlos beginnen, je Signatur zahlen
Skribble ist kein dauerhafter Free-Versand-Tarif wie die Optionen oben und taucht deshalb nicht in der Rangliste auf. Sein Modell füllt allerdings eine Lücke, die keiner der anderen Anbieter schließt. Der Starter-Plan des Schweizer Anbieters hat kein Abo und keine Monatsgebühr: Sie eröffnen ein Konto gratis und zahlen nur je Signatur, nämlich 1 € für die einfache, 3 € für die fortgeschrittene und 5 € für die qualifizierte. Zusätzlich gibt es eine 14-tägige kostenlose Testversion der Bezahltarife Team und Pro, wenn Sie zuerst den vollen Funktionsumfang prüfen möchten.
Warum das in einen Leitfaden über kostenlose Angebote gehört: Jeder dauerhaft kostenlose Tarif oben beschränkt sich auf einfache Signaturen, und der kostenlose Tarif von Youtrust enthält überhaupt keine QES. Die qualifizierte elektronische Signatur fehlt also entweder ganz oder kostet extra. Brauchen Sie hin und wieder eine QES, etwa für einen Mietvertrag mit Schriftformerfordernis oder ein Geschäft mit Schweizer oder grenzüberschreitendem Bezug, liefert Skribble Starter sie für 5 € ohne monatliche Bindung, gültig sowohl nach eIDAS (EU) als auch nach Schweizer ZertES. Die Identitätsprüfung für die QES ist ein einmaliger Schritt je Unterzeichner (ab 10,78 €, mindestens zwei Jahre gültig).
Geeignet für: alle, die ab und zu eine qualifizierte Signatur brauchen statt eines monatlichen Kontingents einfacher Signaturen. Für laufendes Volumen enthält Team zu 23 €/CHF pro Nutzer/Monat 72 fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen pro Nutzer/Jahr. Unser Skribble-Testbericht deckt die vollständige Analyse ab.
SignNow Free Trial
SignNow bietet eine 7-tägige Testversion mit Vollzugriff. Kein dauerhafter Free-Tarif, aber der kürzeste Trial unter den Marktführern. Für eine schnelle Plattform-Evaluation nützlich; für ernsthafte Nutzung zu kurz.
Innerhalb der sieben Tage erhalten Sie Vollzugriff auf den getesteten Plan. SignNow tritt preislich sehr offensiv auf: Der Tarif Business beginnt bei rund 8 Dollar im Monat pauschal mit unbegrenzten Nutzern, allerdings mit einer Obergrenze von 100 Signatur-Einladungen pro Jahr im Workspace. Für preissensible Teams mit moderatem Volumen ist SignNow nach dem Trial die günstigere Alternative, während sich bei höherem Volumen die Modellierung von Site License (1,50 $ pro Einladung) lohnt.
Die echten Limits der kostenlosen Versionen
Sechs Limits begegnen Ihnen in praktisch jedem Free-Tarif. Wer diese kennt, kann den richtigen Tarif auswählen, ohne auf Marketing-Folien zu vertrauen:
- Mengenbegrenzung: drei bis zehn Signaturen pro Monat oder für die gesamte Kontolaufzeit. Darüber hinaus führt kein Weg an einem kostenpflichtigen Tarif vorbei.
- Höchstens eine Vorlage: wer denselben Vertrag mehrfach verschicken will, kommt ohne Vorlagen nicht weit.
- Keine Prüfung der Empfänger: Codes per SMS, Passwortschutz und Videoidentifikation kosten durchweg Geld.
- Kein eigener Markenauftritt: der Empfänger sieht das Logo des Anbieters statt Ihres eigenen.
- Kein Teambetrieb: kostenlose Tarife sind auf eine Person ausgelegt. Mehrere Mitarbeiter brauchen mehrere Konten oder einen bezahlten Tarif.
- Eingeschränktes Prüfprotokoll: manche Anbieter kürzen in den kostenlosen Tarifen den Detailgrad des Protokolls. Bei rechtlich heiklen Verträgen spricht das klar für den bezahlten Tarif.
Wann ein Upgrade unausweichlich wird
Der Wechsel auf einen Bezahlplan rentiert sich an drei klaren Schwellen:
- Volumen über 5 Signaturen pro Monat: Personal-Plan zwischen 10 und 15 Euro pro Monat.
- Wiederkehrende Vertragstypen: sobald Sie zwei oder mehr Vorlagen brauchen.
- Empfängerverifizierung erforderlich: bei Verträgen mit Streitwerten über 25.000 Euro lohnen SMS- oder Passcode-Schutz immer.
- Team-Nutzung: sobald mehrere Mitarbeiter signieren oder versenden müssen, brauchen Sie einen Business-Plan zwischen 20 und 40 Euro pro Nutzer.
- API-Anbindung: für Workflow-Automatisierung in eigene Anwendungen.
Beste kostenlose Wahl nach Anwendungsfall
Eine konkrete Empfehlung pro Profil:
- Selbstständige mit 1–3 Verträgen pro Monat: Dropbox Sign Free oder PandaDoc Free eSign.
- Einmalige Plattform-Evaluation für ein konkretes Projekt: Sign.Plus Free für drei Test-Workflows oder DocuSign 30-Tage-Trial für tiefe Salesforce-Tests.
- Schweizer Selbstständige mit ZertES-Bedarf: Sign.Plus Free, danach der Tarif Personal, einer der wenigen kostenlosen Tarife dieser Preisklasse, die dem ZertES genügen.
- Teams ab zwei Personen: kein Free-Tarif sinnvoll, direkt zu Bezahlplänen.
- Entwickler, die API testen wollen: SignNow Trial oder Sign.Plus Sandbox.
- Gelegentliche qualifizierte Signatur (QES) statt monatlichem Kontingent: Skribble Starter, ohne Abonnement und für 5 € je qualifizierter Signatur, gültig sowohl nach eIDAS in der EU als auch nach dem Schweizer ZertES.
Testen Sie zwei Plattformen parallel mit demselben realen Vertrag. Sie merken in dreißig Minuten, welche Plattform sich für Ihre Arbeitsweise natürlicher anfühlt, und können nach der Testphase fundiert entscheiden.
Tieferer Vergleich der Bezahlpläne in unserer Anbieter-Vergleichsübersicht. Wer zwischen Indie-Tool und Enterprise-Standard schwankt: Sign.Plus vs. DocuSign stellt beide Philosophien direkt gegenüber.
Versteckte Kosten kostenloser Pläne
„Kostenlos“ hat ein paar Haken, die nicht alle Anbieter offen benennen. Erstens: Werbung im Ablauf für den Empfänger. Manche Plattformen blenden in der kostenlosen Version Werbung für den Empfänger ein, etwa die Aufforderung, selbst ein Konto anzulegen, oder ein Banner mit dem Hinweis „Powered by“. Das wirkt auf Geschäftskunden unprofessionell.
Zweitens: begrenzte Aufbewahrungsdauer. Einige Anbieter speichern signierte Dokumente in kostenlosen Plänen nur für 30 oder 90 Tage. Wer die Dokumente nicht rechtzeitig herunterlädt, verliert den Zugriff. Bewahren Sie unterschriebene PDF-Dateien deshalb grundsätzlich auch außerhalb der Plattform auf.
Drittens: fehlende Datenresidenz-Kontrolle. Kostenlose Tarife legen Dokumente in der Standardregion des Anbieters ab, bei US-Anbietern also häufig in den Vereinigten Staaten, was mit Blick auf die DSGVO und das Schrems-II-Urteil heikel sein kann. Datenresidenz in der EU ist meist erst ab Bezahltarifen verfügbar.
Viertens: kein Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei kostenlosen Plänen verzichten manche Anbieter auf einen ausgearbeiteten AVV nach DSGVO-Standard. Wer personenbezogene Daten Dritter verarbeitet, und das tut man bei jeder Signaturanfrage an einen Kunden, sollte einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen können.
Kostenlos vs. Open Source
Eine berechtigte Frage: Gibt es Open-Source-Alternativen? Ja, aber mit Einschränkungen. OpenSign und DocuSeal sind die beiden bekanntesten selbst-hostbaren Open-Source-Lösungen. Beide bringen eine solide Grundausstattung mit: Vorlagen, Abläufe mit mehreren Unterzeichnern und ein Prüfprotokoll. Was fehlt: unabhängig geprüfte Compliance-Zertifizierungen (ISO 27001, SOC 2), QES-Anbindung an akkreditierte Vertrauensdienste und der Komfort gemanagter Plattformen.
Für Entwickler-Teams mit Self-Hosting-Erfahrung und niedrigen Compliance-Anforderungen sind diese Lösungen attraktiv. Für die meisten KMU rechnet sich der Aufwand für den eigenen Betrieb nicht: Die Gesamtkosten samt Servern, Sicherungen und Sicherheitsaktualisierungen liegen typischerweise höher als ein Bezahlabo bei einem etablierten Anbieter.
Was kostenlose Anbieter monetarisieren
Niemand betreibt einen kostenlosen Plan aus Wohltätigkeit. Anbieter haben drei Wege, Free-Tarife zu finanzieren. Erstens: Conversion auf Bezahlpläne. Wer den Free-Plan nutzt, wird mit gezielten Upsell-Mails, Funktionssperren und Volumen-Limits in Richtung Bezahlplan gelenkt. Diese Strategie ist legitim, solange sie transparent kommuniziert wird.
Zweitens: Markenbildung. Jeder Empfänger einer kostenlosen Signaturanfrage sieht das Branding des Anbieters. Plattformen wie Sign.Plus oder DocuSign bauen so über jahrelang gesammelte Empfänger-Touchpoints eine starke Wiedererkennung auf. Wenn der Empfänger später selbst eine Plattform sucht, fällt ihm der Name ein, den er schon kennt.
Drittens, in seltenen Fällen: Datenmonetarisierung. Seriöse Anbieter verzichten darauf, denn die DSGVO und das Modell der Auftragsverarbeitung verbieten die Zweitverwertung von Vertragsdaten. Trotzdem lohnt der Blick in die Datenschutzerklärung: Welche Telemetrie wird erfasst? Werden Nutzungsdaten anonymisiert für Produktverbesserung verwendet? Vermeiden Sie kostenlose Plattformen, die in den AGB unklare Datennutzungsklauseln haben.
Kostenlose Tarife und Compliance: eine nüchterne Betrachtung
Eine Frage, die in Marketingseiten selten ehrlich beantwortet wird: Sind kostenlose E-Signaturen DSGVO-konform genug für deutsche Unternehmen? Die Antwort hängt von zwei Faktoren ab. Erstens: dem Anbieter. Sign.Plus mit Schweizer Datenschutzfundament, Dropbox Sign mit EU-Datenresidenz-Option und PandaDoc mit dokumentiertem AVV sind grundsätzlich konform. Anbieter ohne öffentlichen AVV sind im Zweifel zu meiden.
Zweitens: dem Anwendungsfall. Wer als Privatperson einen Vertrag mit einer anderen Privatperson signiert, hat keine DSGVO-Verarbeitungspflicht. Wer als Unternehmen einen Vertrag mit einem Kunden signiert, ist verantwortlich und braucht einen AVV. Manche Anbieter stellen den Auftragsverarbeitungsvertrag nur in den bezahlten Tarifen bereit; dann ist der „kostenlose“ Tarif für den gewerblichen Einsatz schlicht unbrauchbar.
Auch die Frage der Datenresidenz ist relevant. Wer als deutsches Unternehmen Verträge mit Sitz in Deutschland abschließt, sollte Daten innerhalb der EU verarbeiten. Kostenlose Tarife mit Speicherung in den Vereinigten Staaten sind nach dem Schrems-II-Urteil heikel, selbst mit Standardvertragsklauseln. Plattformen, die die Daten ausdrücklich in der EU halten (oft erst ab Bezahlplan) sind hier die sichere Wahl.
Wann Sie beim kostenlosen Tarif bleiben können und wann nicht
Eine ehrliche Faustregel: Wenn Sie weniger als drei Verträge pro Monat versenden und keine Compliance-kritischen Workflows haben, bleiben Sie kostenlos. Wenn Sie regelmäßig Geschäftskunden bedienen, Vertragsvorlagen wiederverwenden oder mehrere Mitarbeiter beteiligen, ist ein Bezahlplan unausweichlich. Die monatlichen Kosten von 15–30 Euro amortisieren sich bei den meisten KMU innerhalb der ersten Woche durch eingesparte Zeit und beschleunigte Abschlüsse.
