Dropbox Sign vs DocuSign

Die meisten Teams stellen Dropbox Sign und DocuSign gegenüber, nachdem sie eines für sich geklärt haben: Es genügt nicht mehr, nur unterschreiben zu lassen, das Werkzeug muss sich in die vorhandene Software einfügen. Dropbox Sign antwortet darauf mit der nativen Anbindung an Dropbox und Google Drive und einer sauber gebauten API und ist damit die naheliegende Wahl für Teams, deren Dokumente ohnehin in der Cloud liegen. DocuSign antwortet mit schierer Breite: über 1.000 Anbindungen an nahezu jedes Unternehmenssystem, dazu eine Bekanntheit, die der Einkaufsabteilung Arbeit erspart.

Die Entscheidung läuft meist auf zwei Fragen hinaus. Erstens: Wie fest hängt Ihr Team an Dropbox oder Google Drive als zentralem Dokumentenort? Lautet die Antwort „sehr“, beseitigt die native Anbindung von Dropbox Sign Reibungen, die DocuSign nicht ausgleichen kann. Zweitens: Wie viel Konzernkomplexität brauchen Sie tatsächlich? Die meisten Teams, die beide vergleichen, werden weder IAM noch FedRAMP noch tausend Konnektoren nutzen; sie brauchen ein sauberes Unterschreiben, das sich einfügt. Für sie gewinnt in der Regel Dropbox Sign. Wer die Breite wirklich benötigt, kommt an DocuSign nicht vorbei.

Die Stärken von Dropbox Sign beruhen auf einigen handfesten Vorteilen:

• Die aufgeräumteste Oberfläche der Kategorie. Sowohl die eigenen Mitarbeiter als auch die Empfänger draußen nennen Dropbox Sign durchweg das Signieren mit den wenigsten Hürden. Das Setzen der Felder, das Anlegen der Empfänger und der Weg des Unterzeichners wirken nach heutigem Produktdesign, nicht nach dem des vorigen Jahrzehnts. Bei Unterschriften, die an Kunden gehen und bei denen jede Hürde ein Geschäft verzögert, zählt das mehr als eine Funktionsliste.
• Native Anbindung an Dropbox und Google Drive. Liegen die Dokumente Ihres Teams in Dropbox oder Drive, liest und schreibt Dropbox Sign unmittelbar dort, samt automatischem Abgleich der unterschriebenen Fassungen. Die Konnektoren von DocuSign gibt es zwar, doch sie wirken nachträglich angesetzt. Für Teams, deren maßgebliche Ablage Dropbox Business oder Google Workspace ist, gibt das oft den Ausschlag.
• Die Qualität der API und die Arbeit damit. Dropbox Sign genießt aus HelloSign-Zeiten den Ruf, die sauberste API der Kategorie zu haben. Die Dokumentation ist gut geschrieben, die Testumgebung großzügig, und die Bibliotheken decken sechs Sprachen ab: Node.js, Python, PHP, Ruby, Java und C# für .NET. Eingebettete Signaturfenster fügen sich reibungslos in ein fremdes Produkt ein, und die automatischen Benachrichtigungen decken alle gängigen Ereignisse ab. Der API-Zugang steckt in der Stufe Premium der Tarife je Nutzer, für eingebettetes Signieren in größerem Umfang gibt es ein eigenes Produkt. Entwicklerteams arbeiten damit ab Premium spürbar angenehmer.
• Berechenbare Preise je Nutzer. Keine Umschlagsgrenzen, keine Überraschungen: Sie setzen ein Budget und halten es ein. Für Teams, die schon einmal eine Nachzahlung von DocuSign auf dem Tisch hatten, ist das allein Grund genug zu wechseln.

Die Vorzüge von DocuSign treten mit wachsender Größe und bei bestimmten regulatorischen Anforderungen hervor:

• Das Integrations-Ökosystem. Die Zahl von über 1.000 Anbindungen ist keine bloße Werbefloskel: DocuSign bietet die tiefste Integration in Salesforce CPQ, den ausgereiftesten Workday-Konnektor, die sauberste Erweiterung für SAP SuccessFactors und eine lange Reihe branchenspezifischer Anbindungen von Procore bis MD-Staff, die Dropbox Sign schlicht nicht abdeckt.
• Die FedRAMP-Autorisierung. DocuSign verfügt über FedRAMP Moderate, ohne das sich weder an US-Bundesbehörden noch an viele ihrer Auftragnehmer verkaufen lässt. Dropbox Sign hat es nicht. Das ist eine harte Vergabehürde und keine Geschmacksfrage.
• Routine bei der Beschaffung im Gesundheitswesen. Die HIPAA-Umsetzung von DocuSign hat die längste Geschichte: BAA-Vorlage, SOC-Berichte, vorausgefüllte Sicherheitsfragebögen, alles ist eingespielter. Dropbox Sign bietet HIPAA samt BAA ab der Stufe Premium, doch für große Klinikträger bleibt der Beschaffungsweg über DocuSign der bequemere.
• Die Plattform Intelligent Agreement Management. Was DocuSign dort an Vertragsauswertung bietet, also automatisch erkannte Pflichten, gesteuerte Weiterleitung, ein zentrales Vertragsarchiv und Unterstützung beim Verhandeln, hat bei Dropbox Sign kein echtes Gegenstück. Für Organisationen mit über tausend laufenden Verträgen ist das ehrlich gesagt eine andere Produktkategorie.
• Bekanntheit bei externen Unterzeichnern. Wer eine E-Mail von DocuSign erhält, unterschreibt, ohne an der Echtheit zu zweifeln. Bei einem Umschlag von Dropbox Sign zögern manche kurz, vor allem ältere oder weniger technikaffine Empfänger. Bei heiklen Unterschriften außerhalb des Hauses zählt das.

Was Käufer regelmäßig unterschätzen, sind die langfristigen Folgen der Produktstrategie von Dropbox. Das Unternehmen hat in der Vergangenheit Produkte eingestellt, die nicht auf seinen Kurs als Speicheranbieter einzahlten, darunter HelloFax, Mailbox und Carousel, und Dropbox Sign liegt genau in dieser Grauzone: kein Speicher im Kern, aber auch nicht so zentral, dass es unantastbar wäre. Heute ist das Produkt hervorragend und wird kaum so bald verschwinden; wer sich als Großkunde jedoch auf fünf Jahre bindet, sollte abwägen, ob Dropbox in Sign so investieren wird, wie Wettbewerber in ihr wichtigstes Produkt investieren. DocuSign ist demgegenüber ein reines Signaturunternehmen, dessen Entwicklungspläne nicht durch einen sachfremden Strategiewechsel ins Hintertreffen geraten. Auf ein Jahr gesehen ist die Sorge übertrieben; bei einer Bindung über fünf Jahre samt tiefer Anbindungen ist sie einen Gedanken wert.